Pilares da organização pessoal e profissional, as agendas têm muito que se lhes diga: enquanto usá-las corretamente traz inúmeras vantagens, negligenciar alguns princípios básicos pode complicar-lhe a vida - e muito!
Fique a par destas dicas que vão revolucionar a forma como utiliza a sua agenda. Se ainda não é praticante de um método de organização com agenda, não deixe de aprender sobre o assunto: das agendas personalizadas às agendas digitais, estas ferramentas fazem toda a diferença na vida de quem as usa.
Planeie antecipadamente
A principal vantagem de uma agenda é o facto de permitir uma gestão eficiente do tempo. No entanto, para funcionar, este planeamento deve ser feito com antecedência. Afinal, uma agenda desorganizada poderá apenas resultar numa vida caótica.
Para contornar este problema, estabeleça 3 hábitos de planeamento com a sua agenda: um anual, um mensal e um semanal. A ideia é que coloque na agenda os compromissos à medida que vão surgindo. No início do ano, assinale logo aniversários, feriados, férias e outros compromissos que já estejam marcados.
Mensalmente, tome nota de consultas, reuniões, compromissos e outros afazeres. Semanalmente, faça um apanhado de todas as tarefas pendentes e organize-as pelos próximos 7 dias. Simples e eficazes, estes pequenos hábitos vão revolucionar a sua rotina.
Além destes 3 momentos de organização, crie também o hábito de rever o dia todas as manhãs e insira os compromissos na agenda assim que surgirem. No momento em que marca uma consulta, em que recebe um convite para uma festa ou em que confirma presença numa reunião, anote logo! Evitará o esquecimento e garantirá que não sobrepõe compromissos.
Defina prioridades e horários
De que serve ter 10 tarefas planeadas para um dia se não sabe por começar?
Para fazer uma gestão eficaz do seu tempo, procure definir quais as tarefas prioritárias e atribuir-lhes um tempo estimado de execução, por modo a garantir expectativas de produtividade realistas.
Coloque-as por ordem, reserve o tempo necessário para concluí-las e respeite essa organização ao máximo. Assim, poderá garantir que o tempo de que dispõe em cada dia é alocado às tarefas mais importantes, aumentando a produtividade.
Utilize cores, post-its e desenhos
As agendas monocromáticas e aborrecidas são coisa do passado. Aliás, está comprovado que estas ferramentas se tornam mais eficazes com o uso de elementos que saltem à vista!
Por isso, procure usar cores para organizar os compromissos e tarefas, colorindo as entradas mais importantes ou mesmo estabelecendo um código cromático (azul para atividades relacionadas com o trabalho, laranja para a família, verde para a saúde, etc.). Ao olhar para a sua agenda colorida, terá mais facilidade em reconhecer as notas e em distingui-las.
Marque as tarefas completas
Mais do que uma estratégia para garantir que cumpre as tarefas a que se propõe, assinalá-las como completas após terminá-las é uma forma de reforçar a motivação. Quando completamos algo, sentimos uma satisfação que nos dá energia para continuar a trabalhar.
Materialize essa sensação com um símbolo de concluído, com a sua cor preferida ou com um desenho simples e otimista, e verá que o resto do dia será mais fácil de gerir.
Assinale também as tarefas incompletas ou adiadas, para que no momento de planear a próxima semana possa incluí-las no seu horário da melhor forma.
Seja realista
As expectativas irrealistas são o maior inimigo da produtividade. Por isso, no momento de organizar a sua agenda, seja realista. Quanto tempo demora a fazer determinada tarefa? Arredonde por excesso, para garantir que cumpre o objetivo. Tem energia para fazer as 5 tarefas de terça feira a que se propôs no início da semana?
Reveja o dia pelo início da manhã e ajuste o horário à sua capacidade, distribuindo as tarefas menos importantes pelo resto da semana. Evitará uma sensação de sobrecarga e incapacidade. Afinal, são as tarefas que precisam de encaixar no nosso tempo, e não o contrário.
Escolha uma agenda à sua medida
Existem tantos tipos de agendas como existem de pessoas. Por isso, é essencial descobrir qual aquela que melhor satisfaz as suas necessidades de organização!
Prefere uma agenda física ou digital? Com vista mensal ou semanal? De tamanho A6, para consultar no escritório, ou A5, para transportar sempre consigo? Com espaço para tomar notas ou com algumas páginas extra para registar contactos, moradas ou encomendas?
Hoje em dia, existem inúmeras agendas personalizadas, feitas a pensar nos requisitos específicos de cada indivíduo. Compare opções até encontrar a mais adequada, e verá que usar uma agenda e mantê-la organizada é uma estratégia valiosa para aproveitar o seu tempo ao máximo.
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